Excelでのレポート作成をやめよう！BIダッシュボードを導入すべき理由を解説！
「今月の営業会議までに、売上レポートを作っといてください。」
ビジネスパーソンにとって、月末、四半期末、年末になると、そうしたシーンがよくあるでしょう。レポーティングツールと言うと、多くの人がExcelを思い浮かべると思います。一方で、データ集計や分析に特化したダッシュボードツールが広く認知され、レポート作成をそれに移行した企業も増えています。本記事は、Excelと比較しながら、BIダッシュボードを導入すべき理由を解説します。
Excelによるレポート作成は苦しい
まずレポート作成の通常手順を見ていきましょう。
1．データ収集
レポートを作る前、いろいろなデータを集める必要があります。営業なら顧客名、商品名、担当者、金額、目標達成率など。マーケティングならコンタクト数、コンバージョン率、MQL数など。
これらのデータを得るには、各種ツールやシステムからCSVにエクスポートしたり、各業務担当者から収集したりしないといけません。すべては手作業なので、日常仕事にかなりの時間を費やします。何時間、何日をかけても一部のデータが欠けていることはよく発生します。急ぎの場合、結構苦しめられるのではないでしょうか。
2．レポート作成
無事にデータを収集した後、いよいよレポートを作り始めます。各ファイルのデータをExcelにコピペし、シート別にまとめます。問題がまた出てきます。
同じ指標でも、各ツールや担当者によって命名やデータの書式が違う、計算のために統一する必要があります。それに、データの量がどんどん増えると、Excelが開けなくなったり、セルから動けなくなったりします。せっかくコピペ、統一したデータが消えてしまう可能性が高いです。
Excelが上手な方は「ピポットテーブル」と「マクロ」を用いて集計し、定型フォーマットへ出力します。それに対し、苦手な方は数式にエラーがあるか、グラフの色使いが適切か、などを心配しています。いつもこんな作業をするのは本当に時間がかかってしまいます。
完成したレポートの質が人によってばらばらです。以下のような形はよく見られます。
（画像出所：impress）
指標と数字をばかり挙げられ、集計した結果はわかりにくいです。折れ線グラフでトレードを表示しますが、グラフとテーブルの間に関連がないように見えます。グラフから異常を気付いても、指定範囲の詳細なデータを表示し、問題の原因を特定できません。このような報告書を会議に提出すると、意思決定の結論を出すことに役立たないことになるでしょう。
こんなあんなことに振り回された末に、結局誰にも納得してもらえないレポートを出すのは実に苦しいですね。
BIダッシュボードでレポート作業を自動化
そこで、BIダッシュボードツールの登場です。なんでも手作業のExcelと比べて、BIダッシュボードツールは確実にレポート作業を自動化し、担当者の負担を軽減します。その特長を以下に紹介します。
特長① データ統合
複数のツールやシステムに分散するデータをダッシュボードに集めることができます。データスースに接続するので、CSVとスプレッドシートのようなExcel向けのファイルに変換する必要をなくします。
（画像出所：klipfolio）
特長② 大容量データに対応
ご存知の通り、Excelが扱えるデータ件数は決まっています。BIダッシュボードはデータをデータベースに保存しているため、容量制限などが特にありません。大容量のデータの分析には適しています。
特長③ 動的な分析ダッシュボード作成
Excelでも複数の表とグラフを含めるダッシュボードを作れますが、やはり固定された定型レポートとなり、読み手とのコミュニケーションがないと言えます。
BIダッシュボードがドリルダウン分析や多次元分析など、豊富な分析機能を備えます。下記はFineReportによる作ったダッシュボードです。読み手は、見るだけではなく、表示された表やグラフから気になるポイントをドリルダウンやスライスなどもできます。つまり、ダッシュボードを動的に変化させるのです。
特長③ 最新データのリアルタイム共有
Excelの場合、データ収集、テーブル加工等の手順を繰り返し、レポートの内容を更新します。共有するにはメールを通すことはほとんどです。
BIダッシュボードでは、データソース内のデータ更新とともに、自動的に最新データを反映するため、レポートを毎回直す時間を省きます。また、FineReportのようなBI製品は、事前設定によって、一度デザインしたダッシュボードを定期的に生成し、メッセージかメールを送信することもできます。
（デモ出所：FineReport）
まとめ
いかがでしょうか。本記事の紹介を通し、BIダッシュボードを触ったことがない方はそのメリットを理解してきたと思います。Excelの向いていない作業をBIダッシュボードに任せてください。からといって、Excelを完全になくす必要はありません。Excelの得意部分を生かしつつ、煩雑な作業をBIダッシュボードに移行することをお勧めします。
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BIツールの選定にお悩みのある方はぜひこちらの記事を参照してください！
【超詳細】一番導入されているBIツール5選比較丨FineReport
（本記事はFineReportブログに掲載しました。http://www.finereport.com/jp/analysis/excelvsbidashboard/）
